contoh laporan KKP / MAGANG Kampus

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGAWASAN DAN PENILAIAN SDM MENGGUNAKAN INDIKATOR KINERJA UTAMA PADA YAYASAN AL-KAHFI JAKARTA PUSAT

Laporan KKP

Diajukan untuk melengkapi

Tugas Mata Kuliah Analisan Dan Perancangan Sistem Informasi

Disusun oleh :

AxxxxA SxxxxxxxO              (2xxxxxxxxx67)

DEAN SxxxxxxxO                (2xxxxxxxxx72)

IxxA xxxUM AxxxIN           (20xxxxxxx194)

NxxxxxA ARMITHA            (2xxxxxxxx199)

NOVIA ExxxxxI                   (20xxxxxxx058)

PROGRAM STUDI INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS INDRAPRASTA PGRI

2018

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan laporan KKP yang berjudul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGAWASAN DAN PENILAIAN SDM MENGGUNAKAN INDIKATOR KINERJA UTAMA PADA YAYASAN AL-KAHFI JAKARTA PUSAT”. Laporan KKP ini kami ajukan untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi. Kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga makalah ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya.

Kami menyadari laporan KKP ini masih jauh dari kata sempurna, baik dari segi penyusunan, bahasa, ataupun penulisannya. Oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun, khususnya dari Dosen Mata Kuliah Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi, sehingga kami dapat memperbaiki bentuk maupun isi laporan KKP ini guna menjadi acuan untuk lebih baik di masa yang akan datang.

Harapan kami semoga laporan KKP ini memberikan informasi yang bermanfaat bagi para pembaca untuk pengembangan wawasan dan peningkatan ilmu pengetahuan, pengalaman serta menjadi sumber inspirasi. Untuk itu kami berharap kepada para pembaca dapat memberi masukan-masukan sehingga kedepannya kami dapat lebih baik lagi.

Jakarta, Mei 2018

   Penyusun

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................................. i

DAFTAR ISI ………………………………………………………...…………... ii

BAB I PENDAHULUAN

A.       Latar Belakang …………………………………………………..……….. 1

B.       Rumusan Masalah ………………………………………………………... 4

C.       Tujuan Penulisan …………………………………………………………. 4

D.       Batasan Masalah …………………………………………………………. 4

E.        Metode Penelitian………………………………………………………… 4

F.        Sitematika Penulisan ……………………………………………………... 5

BAB II ORGANISASI

A.      Sejarah Lahir ……………………………………………………………... 6

B.       Struktur Organisasi …………………………...…………………….......... 7

C.       Penjelasan Unit Kegiatan ……………………………………………........ 8

BAB III INFRASTRUKTUR

A.       Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware) ………………………………... 12

B.       Spesifikasi Perangkat Lunak (Software) ………………………………... 22

C.       Model Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Dalam Sumber Daya Manusia …………………………………………………………………. 26

BAB IV PEMBAHASAN

A.       Proses Bisnis ……………………………………………………………. 30

B.       Aturan Bisnis …………………………………………………………… 31

C.       Dekomposisi Fungsi …………………………………………………….. 31

D.       Analisa Masukan (Input), Proses, dan Keluaran (Output) ………………. 32

E.        Diagram Aliran Data (DAD) Konteks, Nol, Dan Rinci …………………. 33

F.        Kamus Data ……………………………………………………………... 34

G.       Analisa Basis Data ……………………………………………………… 35

BAB V PENUTUP

A.    Simpulan ……………………………………………………………….. 36

B.     Saran ……………………………………………………………………. 36

DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang

Di Indonesia saat ini tengah menghadapi berbagai permasalahan yang menjadi prioritas perbaikan, seperti permasalahan kesenjangan sosial, kemiskinan, krisis moral dan permasalahan-permasalahan lainnya masih banyak terjadi di berbagai daerah. Langkah pemerintah pun untuk memberantas semua permasalahan tersebut tidak serta merta dapat diwujudkan dalam satu malam, karena banyaknya permasalahan yang sangat kompleks yang terjadi di negara kita ini. Tidak hanya masyarakatnya yang bermasalah, tetapi juga terdapat beberapa oknum di dalam pemerintahan yang juga bermasalah, seperti pejabat korupsi, para oknum PNS yang kurang disiplin dan permasalahan lainnya yang mana hal tersebut juga dapat menghambat visi misi pemerintah dalam hal mensejahterakan rakyat.

Dari realitas yang terjadi di negara kita, tidak semua orang menjadi bagian dari kerusakan tersebut. Pastinya ada segelintir kelompok yang menginginkan kerusakan tersebut musnah dan memiliki visi misi membangun masyarakat yang lebih baik dan sejahtera demi terwujudnya cita-cita bangsa dan negara. Upaya tersebut mereka lakukan dengan berorganisasi. Karena dengan berorganisasi, tujuan yang hendak kita capai akan lebih mudah kita wujudkan ketimbang kita berusaha sendiri. Apalagi kerusakan/ kejahatan yang terjadi juga dilaksanakan dengan terorganisir. Seperti contoh peredaran obat-obatan terlarang/ narkoba, kenapa pencegahan peredaran narkoba itu sulit diberantas walaupun sudah banyak pengedar yang ditangkap dan pemakai yang direhabilitasi? Alasannya karena kegiatan mereka dilakukan dengan cara yang rapi dan terorganisir. Mereka mungkin juga memiliki organisasi rahasia sendiri, dan mustahil kita dapat memberantas tanpa adanya organisasi dan pergerakan pemberantasan yang terorganisir pula.

Dari kerusakan yang terorganisir tersebut, ada salah satu organisasi yang ingin melawan kerusakan tersebut yaitu Yayasan Al-Kahfi. Yayasan Al-Kahfi memiliki berbagai cabang di Indonesia dan kantor pusatnya terdapat di Surabaya. Setiap cabang memiliki metode dan sistem manajemen yang berbeda-beda dalam memajukan cabangnya sendiri, karena setiap daerah memiliki konteks permasalahan yang berbeda-beda pula. Dan yang pasti, setiap cabang tetap dalam kontrol pengawasan kantor pusat agar setiap cabang tetap pada tujuan visi misi organisasi.

Pada umumnya, di Yayasan sosial atau organisasi non-profit masih menggunakan sistem yang sederhana dalam hal pengelolaan seperti masih berpacu dengan asas kekeluargaan, yang mana hal semacam itu dalam struktur keorganisasiannya juga masih tebang pilih seperti perilaku nepotisme. Terkadang membuat hubungan kerja atau dalam melaksanakan pekerjaan masing-masing masih tidak dilakukan secara profesional dan masih menganggap pekerjaan sosial ini sebagai pekerjaan sambilan. Sehingga dengan pekerjaan yang tidak dilakukan secara profesional ini berdampak dengan organisasi yang sulit dan lama untuk berkembang atau bahkan maju, tidak terfokus dengan arah tujuan organisasi yang sebenarnya. Jikalau organisasi rata-rata bekerja dengan sistem yang seperti ini, bagaimana organisasi sosial tersebut dapat mencapai tujuannya memperbaiki kerusakan masyarakat yang tersistem?

Berbeda dengan sistem yang digunakan Yayasan Al-Kahfi, sistem yang digunakan berlandaskan dengan asas profesionalitas, sehingga organisasi dapat fokus dalam upaya pembangunan masyarakat yang lebih baik dan sejahtera. Salah satu upayanya tersebut telah terimplementasikan dengan adanya sekolah tinggi sendiri untuk mendidik kader-kader yang nantinya diharapkan menjadi tenaga kerja profesional untuk kemajuan organisasi.

Jika dari kantor pusatnya saja menerapkan asas profesionalitas dalam bekerja, maka cabang-cabangnya pun otomatis juga akan mengikuti kebijakan tersebut. Kami telah mensurvei tempat dan mengumpulkan data-data tentang sistem manajemen keorganisasian yang digunakan untuk menunjang tercapainya cita-cita organisasi tersebut. Yang menjadi objek pengamatan kami yaitu Yayasan Al-Kahfi cabang Jakarta Pusat. Di cabang ini, kami melihat sistem yang digunakan sudah sangat profesional. Dengan adanya peraturan-peraturan yang diterapkan di dalam yayasan tersebut untuk seluruh SDM yayasan yang terdiri dari relawan dan pengurus/ tenaga kerja profesional. Kemudian dalam hal pekerjaan, setiap divisi di dalam struktur organisasi yayasan pun sudah memiliki SOP (Standart Operational Prosedure) masing-masing dan semua sudah tersistem dengan baik.

Tetapi dari semua hal tersebut, terdapat kekurangan yang masih menjadi persoalan ketua yayasan sebagai manajer di sana untuk dapat mengontol dan menilai kinerja SDM nya apakah sudah berjalan dengan baik atau belum, yaitu tidak adanya aplikasi khusus untuk mengontrol dan menilai kinerja secara makro dan secara mikro dengan menggunakan metode KPI (Key Performance Indikator) atau indikator kinerja utama. Ketua yayasan tersebut sudah mencari aplikasi berbasis KPI di internet, tetapi semua aplikasi itu tidak sesuai dengan konteks bidang sosial non-profit ini. Kebanyakan yang ditemukan yaitu aplikasi KPI yang berguna untuk pemantauan di bidang bisnis profit terkait soal untung-rugi, pemasukan-pengeluaran saldo, dan lain sebagainya. Sehingga ketua yayasan masih menggunakan cara manual dengan menggunakan aplikasi excel yang harus dirancang dulu satu persatu rumus formula yang digunakan, kemudian juga akan menggunakan banyak file excel dikarenakan setiap tahun juga persoalan konteks sosial masyarakat selalu berubah-ubah, dan otomatis kinerja SDM prosedurnya juga akan berubah penilaiannya pula.

Sehingga dari permasalahan tersebut juga akan menghambat laju perkembangan organisasi, karena ketidakefektifan manajer dalam memantau dan menilai setiap pekerjaan tenaga kerja profesionalnya. Dari sini kami akan merancang sistem informasi manajemen dalam bentuk aplikasi, agar nanti dalam prakteknya sang manajer dapat dengan mudah memantau kinerja tenaga kerja profesionalnya, sehingga upaya memajukan organisasi dalam mewujudkan visi misi membangun masyarakat yang lebih baik dan sejahtera dapat terwujud, angka kesenjangan sosial menurun dan kerusakan masyarakat akan berkurang.

B.       Rumusan Masalah

Beberapa masalah kami dapati dari yayasan Al-Khafi yaitu sebgai berikut

a.         Penilaian kinerja SDM yang masih menggunakan metode manual masih kurang efektif

b.         Ketiadaan sistem di dalam bidang organisasi sosial yang non-profit

C.       Tujuan Penulisan

1)        Untuk memenuhi laporan tugas Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

2)        Dapat memahami dan mempelajari sistem informasi manajemen dan pengaplikasiannya

3)        Mengimplementasikan ilmu yang dipelajari di kampus

4)        Menambah pengetahuan dan wawasan ilmu terkait sistem informasi dalam manajemen

D.       Batasan Permasalahan

Dalam Penulisan laporan kerja praktek ini lebih jelas dan terarah, maka penulis perlu membatasi masalah yang akan dibahasa terfokus pada: Pengolahan sistem data tenaga kerja profesional pada Yayasan Al-Kahfi Jakarta Pusat khususnya yang berkaitan dengan indikator penilaian yang sudah ditentukan.

E.     Metode Penelitian

Metode yang digunakan untuk penelitian dengan menggunakan:

1.    Wawancara

Teknik pengumpulan data diperoleh dengan mewawancarai langsung ketua yayasan selaku narasumber

2.    Kepustakaan

Data yang diperoleh penulis dengan membaca buku atau catatan terkait penyusunan laporan ini

F.       Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah penyampaian tujuan dari penulisan laporran Kuliah Kerja Praktek dibuatlah sistematik penilaian :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini menguraikan latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, maksud dan tujuan, metode penelitian, dan Sistematika penulisan yang merupakan gambaran dari keseluruhan bab.

BAB II ORGANISASI

Bab ini menjelaskan tentang sejarah lahirnya organisasi, struktur organisasi, dan penjelasan unit kegiatan.

BAB III INFRASTRUKTUR

Bab ini menjelaskan mengenai Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware), Spesifikasi Perangkat Lunak (Software) dan Model Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Dalam Sumber Daya Manusia.

BAB IV PEMBAHASAN

Pada bab ini berisi tentang Proses Bisnis, Aturan Bisnis, Dekomposisi Fungsi, Analisa Masukan (Input), Proses, dan Keluaran (Output), Diagram Aliran Data (DAD) Konteks, Nol, Dan Rinci, Kamus Data, Analisa Basis Data.

BAB V PENUTUP

Pada bab ini berisi kesimpulan dan saran.

BAB II

ORGANISASI

A.      SEJARAH LAHIR

Nama Al Kahfi adalah sebuah doa bagi yayasan ini. Diambil dari sebuah surat dalam kitab suci Al-Qur’an yang menceritakan 7 orang pemuda yang memiliki semangat keimanan dan keinginan tinggi untuk memperbaiki masyarakatnya. Sama halnya dalam cerita di Al Quran ini, Yayasan Al Kahfi lahir juga diawali, diisi dan digerakkan oleh para pemuda dengan semangat yang sama untuk membangun masyarakatnya.

Krisis sosial yang terjadi di Indonesia pada tahun 1998 telah membuka mata kita bahwa korupsi masih merajalela, kemiskinan terjadi dimana-mana, masih banyak fenomena kerusakan masyarakat di berbagai bidang kehidupan, dan meskipun jumlah penduduk Indonesia didominasi umat Islam, namun kondisi pemikirannya masih banyak yang jumud dan perkembangan ilmu dan teknologinya jauh tertinggal dari bangsa-bangsa selainnya.

Berawal dari keprihatinan terhadap fenomena tersebut, sekitar tahun 1990-an terdapat kumpulan pemuda-pemudi dari berbagai perguruan tinggi yang memiliki idealisme dan kepedulian terhadap masyarakatnya, hadir mencari kebermaknaan dan memberi arti kepada masyarakat, agar bisa bangun dari tidurnya. Memikirkan secara mendalam bagaimana jalan membangun Indonesia, melahirkan berbagai konsep pembangunan masyarakat, membenahi bidang-bidang kehidupan yang mengalami kerusakan, mengadakan berbagai kegiatan untuk mengentas kemiskinan dan mencerdaskan bangsanya agar bisa bersaing dengan bangsa lainnya.

Gayung pun bersambut. Sejak Yayasan Al Kahfi mendapatkan pengakuan legalitas badan hukumnya dari pemerintah tahun 1999, respon masyarakat terhadap kegiatan para pemuda Al Kahfi sangat bagus. Gagasan dan kegiatan pembaharuan pemikiran Islam serta pembangunan masyarakat banyak mendapatkan dukungan, baik yang bersifat material maupun imaterial. Permintaan kajian Islam Ilmiah datang dari berbagai penjuru daerah. Pengurus sesaat kewalahan kemudian memutuskan membuat tenaga ahli pembangunan masyarakat dengan membangun pendidikan pesantren modern pada tahun 2000. Dengan keluarnya perijinan dari kementerian agama pada tahun 2009, pendidikan pesantren ini berubah menjadi sekolah tinggi ilmu dakwah.

Untuk mencapai cita-citanya, kegiatan dan program Yayasan Al Kahfi sangat banyak. Tidak hanya bidang pendidikan saja namun juga penelitian, diskusi ilmiah, dakwah terprogram, pembinaan moral, pengiriman tenaga ahli di berbagai daerah, penerbitan, seni alkahfinita, penyantunan dan berbagai aksi sosial lainnya di Indonesia. Saat ini Yayasan Al Kahfi telah memiliki cabang lebih dari 20 kota di Indonesia.

Banyak prestasi yang telah kita dapatkan dalam membangun republik ini, namun banyak juga tantangan yang kita hadapi selama ini. Penghinaan, pendiskreditan, dan fitnah adalah jalan yang kita hadapi setiap hari, namun itu semua tidak pernah melunturkan semangat kita dalam membangun Indonesia.

B.       STRUKTUR ORGANISASI

Ketua Umum                                            : Alfia Yuniandari, S.Sos

Ketua perwakilan kemayoran                  : Suprapto Tri Admojo, S.kom.I

Ketuya perwakilan tanah Abang             : Dwi Cahaya Pertiwi, S.kom.I

Serketaris                                                 : Mareta Prisada

Bendahara Umum                                    : Fatimah Rohviana

Bid. Seminar ilmiah                                 : Fitrotun nisa, S.Kom.I

                                                                          Tara Sabrina H, S.kom.I

                                                                          M. Susmana

Bid. Pendidikan                                       : MaretaPrisada

                                                                          Erica Yoshi

                                                                          Dian Lestari

Bid. Kesejahteraan                                   : Ika Agus Listiani

                                                                          Atria Aghata

                                                                          Ihya ulum Addin

Bid. Dakwah                                            : Layinuvar Anggia R

Bid. Penggalian data                                : Ade fajar Firdaus

                                                                          Yulianti

                                                                          Yuni Asmarani

                                                                          Nur Hidayah

                                                                           Ella Krisdyanti

                                                                           Ahmad Rifai

                                                                          Henny Anggraini

Bid. Humas                                              : Liani Jumiat Asri, S.Kom. i

                                                                          Winda Saputri, S.kom.I

                                                                          Miftahul Jannah

                                                                          Tiara utami H

C.       PENJELASAN UNIT KEGIATAN

1.         Program Santunan Pendidikan

-       Pemberian beasiswa kepada yatim/piatu/dhuafa

-       Pemeberian perlengkapan sekolah kepada anak asuh kami, yakni berupa tas,buku, alat tulis, dll.

-       Pemberian beasiswa kepada siswa berprestasi

2.         Program Santunan Kesejahteraan

-       Pemberiasan sembako untuk siswa binaan dan warga sekitar

3.         Program bantuan untuk siswa yang menginap di Yayasan Al Kahfi

-       Penyediaan konsumsi berupa : nasi, lauk, pauk

-       Penyediaan perlengkapan mandi

4.         Program pendidikan Moral Remaja

Pelatih seminar Emotinal Spritual Achivment(ESA) dan pembentukan karakter rutin mingguan Study Moral (SM) perlu di berikan kepada remaja, karena melihat permasalahan saat ini banyak sekali remaja yang terjerumus tawuran, bullying, pelecahan seksual, dll

5.         Mengaji dan Bimbingan Belajar Gratis

Diberikan uminimal 2 kali dalam setiap minggu, sesuai dengan tingkatan belajar. Hal ini dilakukan untuik mendekatkan mereka pada nilai-nilai agama Islam serta membantu kesulitan dalam belajar di sekolah.

6.         Program Peringatan Hari Besar Islam

-       IDUL ADHA 1438 H

-       Peringatan Muharram

7.         Program Pelangi Ramadhan

-          TAKJIL  DAN BUKA PUASA BERSAMA – Di moment Ramadhan para anak asuh kami, yang berada pada tingkat vTk, sudah mulai belajar untuk berpuasa serta mereka myang usia SD-SMA juga sudah terbiasa berpuasa. Dengan adanya program takjil ddan bukua puasa bersama ini menjadikan motivasi untuk berpuasa semakin  tinggi.Karena kami tidak sekedar berbagi makanan saja, namun juga banyak memasukkan nilai-nilai Islam. Sehingga adanya program ini menambah kecintaan untuk ibadah serta kecintaanterhadap Islam.

-       SAHUR BERSAMA – adik-adik binaan kami ada yang menginap  di Yayasan, maka kamipun mmengadajkan sahur bersama untuk pengurus siswa yang menginap.

-       `Bingkisan lebaran – Pemberian bingkisan lebaran dan santunan lebaran kepada anak-anak asuh untuk memberikan senyum dan tawa lebar pada diri mereka semua karena hari kemenangan telah tiba.

8.         Program Pengajian rutin wali siswa binaan dan ibu-ibu di sekitar Yayasan Al-Kahfi

Pendidikan anak tidak  nhanya cukup jika hanya mengandalkan pendidikan di Yayasan. Peran keluarga dan orang tua juga sangat signifikan. Dalam rangka menanamkan nilai-nilai religiutas serta pendidikan akhlak, maka diadakan pengajian untuk wali siswa agar orang tua juga mendapatakan pengetahuan yang cukup dalam rangka dan keterampilan.

9.         Program Latiihan Kesean terampilan

Program ini berupa pelatihan dasar-dasar komputer, pembuatan kerajinan tangan, pelatih nasyid.

10.     Kegiatan Menambah Kecintaan Ilmu Pengetahuan

Berupa kunjungan ke Planetarium, kidzania

11.     Program Pengedaan Infrasktruktur Belajar

Berupa pengadaan meja belajar, papan tulis, papan tulis, LCD, Printer, buku cerita,CD film anak sholeh, ilmu pengetahuan.

12.     Program Kontrakan Sanggar Belajar Kantor Kramat Jaya Baru dan Kantor Perwakilan Tanah Abang

Untuk menjalankan aktifitas membina adik-adik kami menyewa rumah, untuk itu setiap tahunnya kami harus nmembayarkan biasya sewa supaya kami tetap dapat menjalankan aktifitas untuk membina adik-adik kamio.

13.     Program Tabungan Rumah

Kami berniat untuk memeliki kantor permanen dengan membeli rumah sehingga adik-adik dapat menbginap dan juga kekhawatiran untuk membayar biaya sewa setiap tahunnya. Untuk kami menabung untuk dapat membeli rumah karena biaya untuk pembeliannya cukup banyak.

BAB III

INFRASTRUKTUR

Sebelum diuraikan mengenai sistem komputerisasi lebih dahulu perlukiranya untuk diketahui mengenai definisi dari komputer. Hal ini diperlukanagar pengguna komputer tidak hanya dapat menggunakan komputer sajatetapi juga mengetahui beberapa hal tentang komputer itu sendiri.

Komputer berasal dari kata to compute yang berarti menghitung,karena pada dasarnya komputer adalah alat yang dipergunakan untuk melakukan perhitungan serta berfungsi sebagai pengolah data dan informasi. Selain itu komputer juga merupakan alat bantu untuk menganalisa sistem dalam menyelesaikan masalah-masalah, baik yangbersifat komersil ataupun ilmiah. Beberapa ahli memberikan beberapa batasan mengenai pengertian komputer, antara lain adalah:

A.      Komputer adalah perangkat elektronik yang mampu melakukanpekerjaan pengolahan data yang dalam melakukan kegiatanpenyimpanan datanya dilakukan secara elektronik. Cara kerja yangelektronis ini mempengaruhi kecepatan pemrosesan data.

B.       Komputer adalah alat yang mampu menunjukkan sifat-sifatkeotomatisan dalam menyimpan dan memberikan informasi yangdisimpannya dalam jumlah dan kecepatan yang tinggi. Alat ini punmemungkinkan untuk bekerja tanpa campur tangan manusia lebihdalam.

C.       Komputer mempunyai ketelitian yang tinggi. Hal ini dapat dicapaikarena perangkat kerasnya bersama dengan perangkat lunaknyamampu melakukan pemeriksaan khusus terhadap peralatan yang terlibat dalam operasi yang dilaksanakan.

A.      SPESIFIKASI PERANGKAT KERAS (HARDWARE)

1.    TEORI SINGKAT HARDWARE

Hardware atau dalam bahasa indonesia-nya disebut juga dengan nama “perangkat keras” adalah salah satu komponen dari sebuah komputer yang sifat alat nya bisa dilihat dan diraba secara langsung atau yang berbentuk nyata, yang berfungsi untuk mendukung proses komputerisasi.

Hardware dapat bekerja berdasarkan perintah yang telah ditentukan ada padanya, atau yang juga disebut dengan dengan istilah instruction set. Dengan adanya perintah yang dapat dimengerti oleh hardware tersebut, maka hardware tersebut dapat melakukan berbagai kegiatan yang telah ditentukan oleh pemberi perintah.

Secara fisik, Komputer terdiri dari beberapa komponen yang merupakan suatu sistem. Sistem adalah komponen-komponen yang saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Apabila salah satu komponen tidak berfungsi, akan mengakibatkan tidak berfungsinya proses-proses yang ada komputer dengan baik. Komponen komputer ini termasuk dalam kategori elemen perangkat keras (hardware). Berdasarkan fungsinya, perangkat keras komputer dibagi menjadi :

1. input divice (unit masukan)

2. Process device (unit Pemrosesan)

3. Output device (unit keluaran)

4. Backing Storage (unit penyimpanan)

5. Periferal (unit tambahan)

a.    Unit Masukan (Input Device)

Unit ini berfungsi sebagai media untuk memasukkan data dari luar ke dalam suatu memori dan processor untuk diolah guna menghasilkan informasi yang diperlukan. Input devices atau unit masukan yang umumnya digunakan personal computer (PC) adalah keyboard dan mouse, keyboard dan mouse adalah unit yang menghubungkan user (pengguna) dengan komputer. Selain itu terdapat joystick, yang biasa digunakan untuk bermain games atau permainan dengan komputer. Kemudian scanner, untuk mengambil gambar sebagai gambar digital yang nantinya dapat dimanipulasi. Touch panel, dengan menggunakan sentuhan jari user dapat melakukan suatu proses akses file. Microphone, untuk merekam suara ke dalam komputer.

Data yang dimasukkan ke dalam sistem komputer dapat berbentuk signal input dan maintenance input. Signal input berbentuk data yang dimasukkan ke dalam sistem komputer, sedangkan maintenance input berbentuk program yang digunakan untuk mengolah data yang dimasukkan. Jadi Input device selain digunakan untuk memasukkan data dapat pula digunakan untuk memasukkan program. Berdasarkan sifatnya, peralatan input dapat digolongkan menjadi dua yaitu :

Peratalan input langsung, yaitu input yang dimasukkan langsung diproses oleh alat pemroses. Contohnya : keyboard, mouse, touch screen, light pen, digitizer graphics tablet, scanner.

Peralatan input tidak langsung, input yang melalui media tertentu sebelum suatu input diproses oleh alat pemroses. Contohnya : punched card, disket, harddisk.

Unit masukan atau peralatan input ini terdiri dari beberapa macam peranti yaitu :

·      Keyboard

Keyboard merupakan unit input yang paling penting dalam suatu pengolahan data dengan komputer. Keyboard dapat berfungsi memasukkan huruf, angka, karakter khusus serta sebagai media bagi user (pengguna) untuk melakukan perintah-perintah lainnya yang diperlukan, seperti menyimpan file dan membuka file. Penciptaan keyboard komputer berasal dari model mesin ketik yang diciptakan dan dipatentkan oleh Christopher Latham pada tahun 1868, Dan pada tahun 1887 diproduksi dan dipasarkan oleh perusahan Remington. Keyboard yang digunakanan sekarang ini adalah jenis QWERTY, pada tahun 1973, keyboard ini diresmikan sebagai keyboard standar ISO (International Standar Organization). Jumlah tombol pada keyboard ini berjumlah 104 tuts. Keyboard sekarang yang kita kenal memiliki beberapa jenis port, yaitu port serial, ps2, usb dan wireless.

 Jenis-Jenis Keyboard :

1.) QWERTY

2.) DVORAK

3.) KLOCKENBERG

Keyboard yang biasanya dipakai adalah keyboard jenis QWERTY, yang bentuknya ini mirip seperti tuts pada mesin tik. Keyboard QWERTY memiliki empat bagian yaitu :

1. typewriter key

2. numeric key

3. function key

4. special function key.

·            Mouse

Mouse adalah salah unit masukan (input device). Fungsi alat ini adalah untuk perpindahan pointer atau kursor secara cepat. Selain itu, dapat sebagai perintah praktis dan cepat dibanding dengan keyboard. Mouse mulai digunakan secara maksimal sejak sistem operasi telah berbasiskan GUI (Graphical User Interface). sinyal-sinyal listrik sebagai input device mouse ini dihasilkan oleh bola kecil di dalam mouse, sesuai dengan pergeseran atau pergerakannya. Sebagian besar mouse terdiri dari tiga tombol, umumnya hanya dua tombol yang digunakan yaitu tombol kiri dan tombol kanan. Saat ini mouse dilengkapi pula dengan tombol penggulung (scroll), dimana letak tombol ini terletak ditengah. Istilah penekanan tombol kiri disebut dengan klik (Click) dimana penekanan ini akan berfungsi bila mouse berada pada objek yang ditunjuk, tetapi bila tidak berada pada objek yang ditunjuk penekanan ini akan diabaikan. Selain itu terdapat pula istilah lainnya yang disebut dengan menggeser (drag) yaitu menekan tombol kiri mouse tanpa melepaskannya dengan sambil digeser. Drag ini akan mengakibatkan objek akan berpindah atau tersalin ke objek lain dan kemungkinan lainnya. Penekanan tombol kiri mouse dua kali secara cepat dan teratur disebut dengan klik ganda (double click) sedangkan menekan tombol kanan mouse satu kali disebut dengan klik kanan (right click)Mouse terdiri dari beberapa port yaitu mouse serial, mouse ps/2, usb dan wireless.

·            Touchpad

Unit masukkan ini biasanya dapat kita temukan pada laptop dan notebook, yaitu dengan menggunakan sentuhan jari. Biasanya unit ini dapat digunakan sebagai pengganti mouse. Selain touchpad adalah model unit masukkan yang sejenis yaitu pointing stick dan trackball.

·            Light Pen

Light pen adalah pointer elektronik yang digunakan untuk modifikasi dan men-design gambar dengan screen (monitor). Light pen memiliki sensor yang dapat mengirimkan sinyal cahaya ke komputer yang kemudian direkam, dimana layar monitor bekerja dengan merekam enam sinyal elektronik setiap baris per detik.

·            Joy Stick dan Games Paddle

Alat ini biasa digunakan pada permainan (games) komputer. Joy Stick biasanya berbentuk tongkat, sedangkan games paddle biasanya berbentuk kotak atau persegi terbuat dari plastik dilengkapi dengan tombol-tombol yang akan mengatur gerak suatu objek dalam komputer.

·            Barcode

Barcode termasuk dalam unit masukan (input device). Fungsi alat ini adalah untuk membaca suatu kode yang berbentuk kotak-kotak atau garis-garis tebal vertical yang kemudian diterjemahkan dalam bentuk angka-angka. Kode-kode ini biasanya menempel pada produk-produk makanan, minuman, alat elektronik dan buku. Sekarang ini, setiap kasir di supermarket atau pasar swalayan di Indonesia untuk mengidentifikasi produk yang dijualnya dengan barcode.

·      Scanner

Scanner adalah sebuah alat yang dapat berfungsi untuk meng copy atau menyalin gambar atau teks yang kemudian disimpan ke dalam memori komputer. Dari memori komputer selanjutnya, disimpan dalam harddisk ataupun floppy disk. Fungsi scanner ini mirip seperti mesin fotocopy, perbedaannya adalah mesin fotocopy hasilnya dapat dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya dapat ditampilkan melalui monitor terlebih dahulu sehingga kita dapat melakukan perbaikan atau modifikasi dan kemudian dapat disimpan kembali baik dalam bentuk file text maupun file gambar. Selain scanner untuk gambar terdapat pula scan yang biasa digunakan untuk mendeteksi lembar jawaban komputer. Scanner yang biasa digunakan untuk melakukan scan lembar jawaban komputer adalah SCAN IR yang biasa digunakan untuk LJK (Lembar Jawaban Komputer) pada ulangan umum dan Ujian Nasional. Scan jenis ini terdiri dari lampu sensor yang disebut Optik, yang dapat mengenali jenis pensil 2B. Scanner yang beredar di pasaran adalah scanner untuk meng-copy gambar atau photo dan biasanya juga dilengkapi dengan fasilitas OCR (Optical Character Recognition) untuk mengcopy atau menyalin objek dalam bentuk teks.

Saat ini telah dikembangkan scanner dengan teknologi DMR (Digital Mark Reader), dengan sistem kerja mirip seperti mesin scanner untuk koreksi lembar jawaban komputer, biodata dan formulir seperti formulir untuk pilihan sekolah. Dengan DMR lembar jawaban tidak harus dijawab menggunaan pensil 2 B, tapi dapat menggunakan alat tulis lainnya seperti pulpen dan spidol serta dapat menggunakan kertas biasa.

·            Kamera Digital

Perkembangan teknologi telah begitu canggih sehingga komputer mampu menerima input dari kamera. Kamera ini dinamakan dengan Kamera Digital dengan kualitas gambar lebih bagus dan lebih baik dibandingkan dengan cara menyalin gambar yang menggunakan scanner. Ketajaman gambar dari kamera digital ini ditentukan oleh pixel-nya. Kemudahan dan kepraktisan alat ini sangat membantu banyak kegiatan dan pekerjaan. Kamera digital tidak memerlukan film sebagaimana kamera biasa. Gambar yang diambil dengan kamera digital disimpan ke dalam memori kamera tersebut dalam bentuk file, kemudian dapat dipindahkan atau ditransfer ke komputer. Kamera digital yang beredar di pasaran saat ini ada berbagai macam jenis, mulai dari jenis kamera untuk mengambil gambar statis sampai dengan kamera yang dapat merekan gambar hidup atau bergerak seperti halnya video.

·            Mikropon dan Headphone

Unit masukan ini berfungsi untuk merekam atau memasukkan suara yang akan disimpan dalam memori komputer atau untuk mendengarkan suara. Dengan mikropon, kita dapat merekam suara ataupun dapat berbicara kepada orang yang kita inginkan pada saat chating. Penggunaan mikropon ini tentunya memerlukan perangkat keras lainnya yang berfungsi untuk menerima input suara yaitu sound card dan speaker untuk mendengarkan suara.

·      Graphics Pads

Teknologi Computer Aided Design (CAD) dapat membuat rancangan bangunan, rumah, mesin mobil, dan pesawat dengan menggunakan Graphics Pads. Graphics pads ini merupakan input masukan untuk menggambar objek pada monitor. Graphics pads yang digunakan mempunyai dua jenis. Pertama, menggunakan jarum (stylus) yang dihubungkan ke pad atau dengan memakai bantalan tegangan rendah, yang pada bantalan tersebut terdapat permukaan membrane sensitif sentuhan (touch sensitive membrane surface). Tegangan rendah yang dikirimkan kemudian diterjemahkan menjadi koordinat X – Y. Kedua, menggunakan bantalan sensitif sentuh (touch sensitive pad) tanpa menggunakan jarum. Cara kerjanya adalah dengan meletakkan kertas gambar pada bantalan, kemudian ditulisi dengan pensil.

b.     Process Device (Unit Pemrosesan)

·      Power Supplay

Lower supplay menyediakan arus listrik untuk berbagai peralatan CPU power supplay mengkonversi listrik dan menyediakan aliran listrik tetap untuk digunakan komputer. Kualitas power supplay menentukan kwalitas kinerja komputer. Daya sebesar 300-400 wat yang disalurkan power supplay biasanya cukup bagi komputer yang digunakan untuk pengetikan ataupun grafik. Sementara, daya 400-500 watt dibutuhkan jika komputer bekerja menggunakan banyak menggunakan Periferal (unit tambahan).

·      RAM (Random Access Memory)

Memory RAM merupakan singkatan dari Random Access Memory biasanya disebut dengan istilah pendek yaitu Memori. Memory atau RAM merupakan sebuah perangkat keras komputer yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data sementara. Memory bekerja dengan menyimpan dan menyuplai data-data penting yg dibutuhkan Processor dengan cepat untuk diolah menjadi informasi. pengertian ram lebih detail klik di sini

·            Kartu grafis (unit keluaran)
Kartu grafis, atau kartu video adalah kartu ekspansi yang berfungsi untuk menciptakan dan menampilkan tampilan-tampilan di layar. Kartu grafis ini terdiri dari rangkaian komponen elektronika. Biasanya tertancap pada slot di papan utama CPU pada komputer. Beberapa kartu grafis menawarkan fungsi lain, seperti menangkap video, dan adaptor untuk penala TV, menguraikan MPEG-2 dan MPEG-4, FireWire, dan menghubungkan menuju beberapa layar. Beberapa perusahaan yang membuat kartu grafis terkenal antara lain adalah ATI, Matrox, dan NVIDIA.

·            Prosesor (unit pemprosesan)
Pengertian Prosesor, atau yang biasanya disebut dengan CPU, adalah otak dari komputer. Prosesor adalah komponen yang mengeksekusi perhitungan kompleks yang memungkinkan komputer untuk bisa digunakan menjelajah internet, memutar lagu di iTunes, dan menjalankan sistem operasi Anda, pengertian prosesor <– lengkap klik di sini

·            Motherboard (unit pemprosesan)
Motherboard atau Papan induk adalah papan sirkuit tempat berbagai komponen elektronik saling terhubung, motherboard biasa disingkat dengan kata mobo. Pada motherboard inilah perangkat keras seperti Harddisk, ram, prosesor, kartu grafis, dan perangkat keras lain dihubungkan.
Motherboard yang banyak ditemui dipasaran saat ini adalah motherboard milik PC yang pertama kali dibuat dengan dasar agar dapat sesuai dengan spesifikasi PC IBM.

c.    Output Device (Unit Keluaran)

·            Monitor

Monitor komputer adalah salah satu jenis soft-copy device, karena keluarannya adalah berupa signal elektronik, dalam hal ini berupa gambar yang tampil di layar monitor. Gambar yang tampil adalah hasil pemrosesan data ataupun informasi masukan. Monitor memiliki berbagai ukuran layar seperti layaknya sebuah televisi. Tiap merek dan ukuran monitor memiliki tingkat resolusi yang berbeda. Resolusi ini lah yang akan menentukan ketajaman gambar yang dapat ditampilkan pada layar monitor. Jenis-jenis monitor saat ini sudah sangat beragam, mulai dari bentuk yang besar dengan layar cembung, sampai dengan bentuk yang tipis dengan layar datar (flat).

·            Printer

Printer merupakan sebuah perangkat keras yang dihubungkan pada komputer yang berfungsi untuk menghasilan cetakan baik berupa tulisan ataupun gambar dari komputer pada media kertas atau yang sejenisnya. Jenis printer ada tiga macam, yaitu jenis Printer Dot metrix, printer Ink jet, dan printer Laser jet. klik di sini –> pengertian printer lebih detail

·            Speaker

Sepaker di sini pengertiannya sama dengan speaker pada umumnya, Speaker adalah transduser yang mengubah sinyal elektrik ke frekuensi audio (suara) dengan cara menggetarkan komponennya yang berbentuk selaput.

d.    Backing Storage (Unit Penyimpanan)

·            Harddisk (HDD)

Harddisk bisa juga disebut Harddisk drive (HDD) atau hard drive (HD), Harddisk adalah sebuah salah satu perangkat keras komputer yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data sekunder, di dalam harddisk berisi piringan magnetis. Harddisk pertama kali diciptakan oleh salah satu insinyur IBM, ia adalah Reynold Johnson pada tahun 1956. Harddisk yang juga dikenal dengan nama piringan keras ini pertama kali terdiri dari 50 piringan berukuran 2 kaki atau 0,6 meter, dengan kecepatan putaran mencapai 1.200 rpm (rotation per minute) dengan kapasitas penyimpanan 4,4 MB. Data yang disimpan dalam harddisk tidak akan hilang ketika tidak diberi tegangan listrik. Dalam sebuah harddisk, biasanya terdapat lebih dari satu piringan untuk memperbesar kapasitas data yang dapat ditampung.

Dalam perkembangannya harddisk ukuran fiskiknya menjadi semakin tipis dan kecil namun memiliki daya tampung data yang sangat besar. Harddisk saat juga tidak hanya dapat terpasang di dalam perangkat (internal) tetapi juga dapat dipasang di luar perangkat (eksternal) dengan menggunakan kabel USB ataupun kabel lain yang mendukung.

e.    Periferal (Unit Tambahan)

Contoh perangkat keras komputer yang termasuk dalam unit tambahan atau periferal antara lain

a.    Modem
Pengertian Modulator adalah suatu rangkaian yang berfungsi melakukan proses modulasi, yaitu proses “menumpangkan” data pada frekuensi gelombang pembawa (carrier signal) ke sinyal informasi/pesan agar bisa dikirim ke penerima melalui media tertentu (seperti media kabel atau udara), biasanya berupa gelombang sinus. Dalam hal ini sinyal pesan disebut juga sinyal pemodulasi. Data dari komputer yang berbentuk sinyal digital dirubah menjadi sinyal Analog, klik di sini untuk pengertian modem lebih detail

b.         Kartu suara
Kartu suara (Sound Card) adalah suatu perangkat keras komputer yang digunakan untuk mengeluarkan suara dan merekam suara. Pada awalnya, Sound Card hanyalah sebagai pelengkap dari komputer. Namun sekarang, sound card adalah perangkat wajib di setiap komputer. Dilihat dari cara pemasangannya, sound card dibagi 3:

·            Sound Card Onboard, yaitu sound card yang menempel langsung pada motherboard komputer.

·            Sound Card Offboard, yaitu sound card yang pemasangannya di slot ISA/PCI pada motherboard. Rata-rata, sekarang sudah menggunakan PCI

·            Soundcard External, adalah sound card yang penggunaannya disambungkan ke komputer melalui port eksternal, seperti USB atau FireWire

2.    PERANGKAT KERAS YANG DIGUNAKAN PADA YAYASAN AL-KAHFI CABANG JAKARTA PUSAT

Untuk meningkatkan kinerja, YAYASAN AL-KAHFI CABANG JAKARTA PUSAT memiliki 5 buah PC (Personal Komputer) yang berada di yayasan al-kahfi cabang jakarta pusat dengan spesifikasi yang sama.

Adapun untuk spesifikasi PC yang digunakan masing-masing sebagai berikut :

1.    Processor                : Intel Core i5-6600

2.    Mainboard              : Asrock B150M Pro4

3.    Harddisk                 : 500GB

4.    RAM                                  : 4GB DDR4

5.    VGA CARD                      : NVIDIA GeForce GT 1030

6.    Monitor                   : Dell

7.    Sistem Operasi       : windows 8.1 Enterprise

8.    Printer                                 : Brother DCP-J100

B.       SPESIFIKASI PERANGKAT LUNAK (SOFTWARE)

1.    Teori software

Software atau perangkat lunak adalah serangkaian istruksi atau program atau prosedur berupa kumpulan data-data yang diberikan pada komputer untuk menghasilkan informasi.

Kategori perangkat lunak adalah :

Ø Perangkat Lunak Sistem atau Sistem Operasi

Software yang berfungsi melakukan operasi yang mengurusi tentang segala aktifitas komputer seperti mendukung operasi sistem aplikasi dan mengendalikan semua perangkat komputer agar dapat berjalan selaras dengan fungsinya. Menurut Abraham Silberschatz, Galvin, Gagne (2003), sistem operasi merupakan suatu program yang bertindak sebagai perantara antara pengguna dan hardware komputer. Mereka juga menyatakan bahwa tujuan dari sistem operasi adalah:

·      Melaksanakan program pengguna dan memudahkan dalam menyelesaikan masalahnya.

·      Membuat sistem komputer menjadi mudah untuk digunakan.

·      Menjadikan pengguna hardware komputer menjadi lebih efisien.

Perangkat lunak sistem atau sistem operasi merupakan software yang berfungsi melakukan operasi yang mengurusi tentang segala aktifitas komputer seperti mendukung operasi sistem aplikasi dan mengendalikan semua perangkat komputer agar dapat berjalan selaras dengan fungsinya. Menurut Abraham Silberschatz, Galvin, Gagne (2003), sistem operasi merupakan suatu program yang bertindak sebagai perantara antara pengguna dan hardware komputer. Mereka juga menyatakan bahwa tujuan dari sistem operasi adalah:

·      Melaksanakan program pengguna dan memudahkan dalam menyelesaikan masalahnya.

·      Membuat sistem komputer menjadi mudah untuk digunakan.

·      Menjadikan pengguna hardware komputer menjadi lebih efisien.

Sistem operasi bekerja untuk mengatur operasi CPU, identifikasi input-output (I/O), tempat penyimpanan (memori) dan segala aktifitas komputer. Sistem operasi mengendalikan semua sumber daya komputer dan menyediakan landasan hingga sebuah program aplikasi dapat ditulis atau dijalankan. Contoh : UNIX, LINUX, MAC OS, WINDOWS

Ø Perangkat Lumak Management

Menurut James A O’Brien yang termasuk komponen di dalam sistem informasi adalah manusia, Hardware, software, data, dan jaringan. Manusia di dalam sistem informasi dibagi menjadi dua, yaitu pengguna dan pengembang. Komputer tidak dapat mengambil keputusan. Untuk itu perlu peranan manusia dalam proses pengambilan keputusan dengan adanya bahasa computer yang disebut program.

SISDM adalah sistem integrasi yang dirancang untuk menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan sumber daya manusia. Komputer telah menyederhanakan pekerjaan menganalisis jumlah data yang luas, dan mereka dapat menjadi pertolongan yang snagat berguna dalam manajemen sumber daya manusia, dari proses pembayaran gaji sampai pencatatatan retensi tenaga kerja. Dengan perangkat keras dan lunak computer, database, suatu organisasi akan lebih mudah menyimpan data dan informasi dengan lebih baik, sama seperti kalau ingin memanggil lagi atau menggunakan data-data tersebut.

Menurut Marimin, Tanjung, dan Prabowo, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SI-SDM) adalah suatu sistem yang terdiri dari software dan hardware yang dirancang untuk menyimpan dan memproses semua informasi pegawai. Perencanaan SDM menurut Hasibun baru dapat dilakukan dengan baik dan benar jika informasi berikut ini diperoleh:

a.    Job analysis

Job analysis memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia, dan alat-alat yang digunakan.

b.    Organisasi

Organisasi memberikan informasi tentang, tujuan yang ingin dicapai, jenis organisasi, dasar dan struktur organisasi, rentang kendali setiap departemen, pola kepemimpinan, jumlah perincian serta perincian manajerial dan operasional, tingkat-tingkat posisi pejabat

c.    Situasi persediaan tenaga kerja

Situasi persediaan tenaga kerja memberikan informasi tentang:

1.    Persediaan tenaga kerja dan tingkat kemampuan SDM

2.    Jenis-jenis, susunan umur, tingkat pendidikan, serta penyebaran atau pemerataan tenaga kerja

3.    Kebijaksanaan perburuhan dan kompensasi pemerintah

4.    Sistem, kurikulum, dan tingkat-tingkat pendidikan SDM

Informasi-informasi di atas mengandung resiko yang tidak kecil apabila tidak dikelola dengan baik. Pengelolaan informasi secara manual dapat mengakibatkan beberapa kesalahan seperti duplikasi dan kehilangan data. Oleh karena itu, paradigma MSDM terkini juga mengintegrasikan SIM dalam aplikasi penerapannya. SIM dimanfaatkan sebagai alat bantu dalam pengelolaan SDM melalui pencatatan, penyimpanan, dan pengelolaan informasi SDM secara lebih terstruktur dan terorganisasi. Maka dari itu, muncullah konsep Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia (SIM-SDM).

Tujuan SIM-SDM adalah meningkatkan efisiensi data tenaga kerja di mana SDM dikumpulkan dan berhubungan dengan perencanaan SDM. SIM-SDM mempunyai banyak kegunaan dalam suatu organisasi. Yang paling dasar adalah otomatisasi dari pembayaran upah dan kegiatan benefit. Dengan SIM-SDM, pencatatan waktu tenaga kerja dimasukkan ke dalam sistem, dan dimodifikasi sesuai setiap individual. Kegunaan umum yang lain dari SIM-SDM adalah kesetaraan kesempatan bekerja.

Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik tertentu dalam rangka mengambil suatu keputusan. Keputusan yang didasarkan pada informasi akurat akan memiliki kualitas yang jauh lebih tinggi dibandingkan dengan keputusan yang hanya berdasarkan intuisi saja. Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah: timely (tepat waktu), accurate (akurat), concise (ringkas), relevant (relevan), dan complete (lengkap).

Kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM), meliputi:

1.    Perencanaan dan analisis sumber daya manusia, meliputi; struktur organisasi proyeksi tenaga kerja, persediaan keahlian, analisis keluar-masuk tenaga kerja, analisis ketidakhadiran, restrukturisasi biaya, penyesuaian kerja internal, dan mencatat deskripsi pekerjaan.

2.    Hubungan tenaga kerja dan buruh, meliputi; biaya negosiasi penggabungan, penyimpanan data pemeriksaan, hasil penelitian tingkah laku, analisis wawncara keluar, dan sejarah pekerjaan tenaga kerja.

3.    Kesehatan, keselamatan dan keamanan, meliputi; pelatihan keselamatan, penyimpanan data kecelakaan kerja, penyimpanan data material.

4.    Pekerjaan yang sama, meliputi; rencana tindakan afirmatis, mencapat calon tenaga kerja, utilisasi tenaga kerja dan tersedianya analisis.

5.    Penyusunan tenaga kerja, meliputi; sumber perekrutan, mencatat calon tenaga kerja dan analisis penolakan kerja yang ditawarkan.

6.    Pengembangan sumber daya manusia, meliputi; profil pelatihan tenaga kerja, penilaian kebutuhan pelatihan, keberhasilan perencanaan dan ketertarikan karier dan pengalaman.

7.    Kompensasi dan manfaat, meliputi; struktur pembayaran upah, biaya upah atau gaji, administrasi manfaat yang fleksibel, penggunaan liburan dan analisis penggunaan manfaat.

C.      MODEL PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM SUMBER DAYA MANUSIA

Pembangunan atau pengembangan SIM-SDM dalam suatu organisasi harus disesuaikan dengan visi dan misi organisasi. Tujuan utama dari pembangunan dan pengembangan SIM-SDM haruslah dapat “memanusiakan” karyawan suatu organisasi dengan cara memanfaatkan teknologi informasi untuk membantu melaksanakan aktivitas pekerjaan sehari-hari. Sebelum mengembangkan atau mengganti sistem yang baru, sistem lama yang ada harus dipahami dan dikaji kekurangan dan kelebihannya.

Tujuan pengembangan sumber daya manusia sebagai produktivitas kerja, efisiensi, kerusakan, kecelakaan, pelayanan, moral, karier, konseptual, kepemimpinan, balas jasa, dan konsumen.

Dalam membuat model SIM-SDM, format umum yang digunakan sama dengan subsistem input, database, dan subsistem output yang telah digunakan di berbagai area fungsional lain. Subsistem input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian, dan intelijen. Dalam banyak perusahaan, database ditempatkan dalam penyimpanan komputer. Subsistem output mencerminkan arus sumber daya manusia dalam perusahaan. McLeod menyatakan bahwa dalam model SIM-SDM, ada beberapa subsistem yang terlibat di dalamnya, antara lain:

1.    Sistem informasi akuntansi

Data yang ditangani oleh SIM-SDM merupakan campuran elemen-elemen data personel dan data akuntansi. Contoh elemen data personel misalnya nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan. Contoh elemen data akuntansi seperti upah per jam, gaji bulanan, pendapatan kotor bulan ini, dan pajak penghasilan.

2. Subsistem penelitian sumber daya manusia

Subsistem ini mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Penelitian diadakan karena informasi tertentu belum terdapat dalam SIM-SDM. Contohnya adalah penelitian suksesi (calon bagi posisi tertentu), analisis dan evaluasi jabatan, serta penelitian keluhan.

3. Subsistem intelijen sumber daya manusia

Subsistem ini mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, masyarakat keuangan, dan pesaing. Banyak dari intelijen ini dikumpulkan melalui sistem informal.

4. Database SIM-SDM

Database SIM-SDM dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perusahaan di lingkungan perusahaan. Sebagian besar database ini ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi database lainnya berada di Divisi SDM, divisi lain, dan di luar pusat pelayanan. Perangkat lunak yang dapat digunakan dalam manajemen database di antaranya IMS, FOCUS, DB2, dan dBASE.

5. Output SIM-SDM

Manajer SDM menggunakan output SIM-SDM lebih sering dari manajer lainnya. Pemakai SIM-SDM menerima output dalam bentuk laporan periodik dan jawaban atas database queries. Sebagian besar perangkat lunak yang digunakan untuk output merupakan hasil pengembangan bersama antara perusahaan dan jasa sistem informasi.

6. Subsistem perencanaan angkatan kerja

Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa datang. Aplikasi perencanaan angkatan kerja yang paling populer adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, dan analisis atau evaluasi kerja. Aplikasi lain yang dapat digunakan adalah perencanaan dan pemodelan angkatan kerja.

7. Subsistem perekrutan

Penelusuran pelamar telah diterapkan secara ekstensif. Penelusuran pelamar kerja sebelum mereka dipekerjakan lebih banyak dipraktekkan dari pada melakukan pencarian internal untuk menemukan calon pekerja. Hal ini menunjukkan bahwa usaha perusahaan untuk mengisi lowongan kerja lebih difokuskan pada lingkungan.

8. Subsistem manajemen angkatan kerja

Aplikasi subsistem ini meliputi penilaian kinerja, pelatihan, pengendalian posisi, relokasi, keahlian atau kompetensi, suksesi, dan pendisiplinan. Manajamen angkatan kerja sangat jarang diaplikasikan. Fenomena tersebut karena subsistem ini cukup sulit diterapkan.

9. Subsistem kompensasi

Aplikasi yang berhubungan dengan gaji merupakan aplikasi komputer yang paling mapan dalam bisnis. Maka dari itu, subsistem ini merupakan yang paling sering diterapkan oleh perusahaan. Aplikasi yang sering dikembangkan dalam manajemen kompensasi mencakup peningkatan penghargaan, gaji, kompensasi eksekutif, insentif bonus, dan kehadiran.

10. Subsistem benefit

Berbagai aplikasi dalam subsistem ini umumnya sangat rumit dan sukar dilaksanakan. Kerumitan aplikasi tersebut menunjukkan bahwa SDM bukan sekedar menerapkan aplikasi yang mudah. Subsistem ini merupakan bukti bahwa SDM telah berhasil dalam mencapai end-user computing.